知识库的用途与必备功能

一、为什么知识库对企业重要？

• 公司信息的集中枢纽知识库让你可以把公司的所有信息放在一个地方，员工都可以方便地访问。比如，内部知识库可以用作公司的手册，里面包括人事政策、项目管理、会议记录等。
• 团队协作知识库提供了一个平台，让团队成员可以共享知识，更有效地合作。比如：大家可以快速的更新和编辑文章，确保信息的准确性和及时性。
• 节省寻找信息的时间员工通常要花很多时间在不同的地方找信息，比如微信、电子邮件、企业网盘等，有时候甚至占了他们30%的时间。有了知识库，他们可以更快地找到所需信息，只要在搜索栏里输入关键词就行。
• 更快地培训新员工新员工加入公司时，可能有很多问题。内部知识库可以作为一个资源，帮助他们更快地了解公司的运作，提高入职效率，提升行政的人效。
• 提供产品文档如果客户或者合作方对你的产品有问题，知识库可以作为一个中心资源，提供使用说明、故障排除文档、接口文档和参考资料，并且快速的分享以解决问题。
• 员工知识管理如果员工离职，他们可能会带走一些重要知识。内部知识库可以帮助员工记录这些知识，确保公司不会因为员工的离职而失去这些重要信息。
• 客户自助服务当客户遇到问题时，他们通常会在产品网站、常见问题页面或客户知识库寻找答案。对外分享的知识库，比如使用指南、开发者接口指南、常见问答等，可以帮助客户更快地找到所需的信息和答案，而避免再招聘一个专门负责该工作，从而节省成本。

  二、优异的 知识库 软件需要具备哪些功能？

• 快速初始化：
  一般企业都在文档积累到一定规模才会想到去建设知识库，在搭建知识库的时候，已经有了一大批的文档需要收录到知识库去，一个优秀的知识库，应该具备自动去处理这些大批量文档的方案，而不需要逐个去手工收录。
• 全文搜索：
  当用户使用你的知识库时，他们通常知道自己想找什么。我们用知识库收录工作中的各种文档，就需要快速通过关键词检索到文档里面的内容。并且最好能支持关键字高亮与精准检索。
• 丰富的创作能力：
  创建知识库内容时，你需要一个功能丰富的功能来鼓励用户参与。这个环境应该让你能快速地排版内容、加入图片和代码，并在发布前预览效果。
• 审核管理：
  你需要能够完全控制内容的发布和下架，提高知识库的知识质量。
• 版本管理：
  需要提供每次修改知识的版本备份，在发现修改错误的情况下，可以快速恢复到修改前的版本，这样可以提高容错性，鼓励大家放开手脚去修订知识，提高知识的质量。
• 文件在线预览：
  在线预览可以让用户在检索知识的过程中快速查看文件的正文内容，避免下载-打开文件的环节。
• 定制化：
  你应该能够改变知识库站点的外观，使其符合公司的品牌形象，并且看起来吸引人。比如指定logo和站点标题、页脚。
• 权限管理：
  如果你的知识库是给公司内部使用的，你需要能够设置权限，只让有权限的人访问。这样你的文档就不会被外人看到或编辑。并且权限管理足够灵活，可以在不同粒度上进行权限管理，既可以对分类、部门归属，也可以对单个文档进行访问授权；而授权的对象，可以是单个用户，也可以是某个角色的所有用户，或者整个部门的用户。
• 游客访问：
  如果你只允许组织内的用户访问，可以关闭游客访问，这样就必须通过登录验证身份后，才可以使用知识库的功能；但如果你的知识库是对公众开放的，就需要允许游客访问。而一个优秀的知识库，应该可以在这两个状态之间进行切换。
• 集成和扩展：
  你的知识库软件应该能和其他软件连接，这样你就可以增加知识库的功能，让它更更实用，并且打破信息孤岛。比如有的企业搭建了中台，就有着把知识库集成到中台的需求；有的企业已经启用钉钉，就需要在钉钉集成知识库；有的企业已经信息化程度很高，多个系统都会产生有价值的重要文档、知识，需要知识库提供API，以便自动把这些知识推送到知识库。
• 产品开发和支持：
  如果你是按年付费的商业知识库，背后应该有一个专门的团队，定期修复问题和改善软件。还有一个支持团队可以帮助你解决使用软件时遇到的问题。

如果看到这里，就应该仔细了解科亿知识库的功能，你会发现，上面提到的功能，科亿知识库都做到了。
马上联系商务吧